Veelgestelde vragen

TexoKMS (Kleding Management Systeem) is een compleet B2B-platform voor het beheren en bestellen van bedrijfskleding en werkkleding. Het systeem verbindt leveranciers, dealers, klanten en hun medewerkers in één centraal platform.

Met TexoKMS kunnen organisaties het volledige proces van bedrijfskleding digitaliseren: van productbeheer en webshops tot bestellingen, goedkeuringen en facturatie.

Het platform bedient verschillende gebruikersgroepen:

• Dealers — Beheren leveranciers, klanten en webshops
• Klantmanagers — Beheren hun organisatie, locaties, afdelingen en medewerkers
• Locatie- en afdelingsmanagers — Beheren teams en bestellingen binnen hun afdeling
• Dragers/Medewerkers — Bestellen kleding via een persoonlijke webshop

• Tijdsbesparing — Geen handmatige bestellijsten meer; medewerkers bestellen zelf online
• Kostenbeheer — Budgettering via een puntensysteem met volledige controle over uitgaven
• Goedkeuringsworkflow — Managers keuren bestellingen goed voordat ze verwerkt worden
• Uniforme uitstraling — Alleen goedgekeurde kleding per afdeling of functie beschikbaar
• Inzicht — Real-time overzicht van bestellingen, budgetten en verbruik
• Flexibiliteit — Elke klant krijgt een eigen webshop met eigen logo en productaanbod

TexoKMS werkt met een hiërarchische structuur die uw organisatie weerspiegelt:

Leverancier → Dealer → Klant → Locatie → Afdeling → Functie → Drager

Dit betekent dat producten en budgetten heel precies kunnen worden toegewezen. Een zorginstelling kan bijvoorbeeld per vestiging, per afdeling (chirurgie, radiologie) en per functie (arts, verpleegkundige) andere kleding beschikbaar stellen.

Het systeem is primair beschikbaar in het Nederlands. Daarnaast ondersteunt het platform meertalige productinformatie, zodat productbeschrijvingen in meerdere talen kunnen worden aangeboden. Klanten kunnen ook eigen terminologie instellen via het synoniemensysteem.

Elke klant krijgt één webshop, met een eigen subdomein. Bij het aanmaken van een webshop configureert u:

• Naam en logo — Eigen webshopnaam, logo en een webshopbericht
• Betaalmethoden — Medewerkers met punten, managers op rekening (factuur)
• Puntensysteem — Hoe punten heten, hoe er wordt afgerond en of een medewerker met negatieve punten mag bestellen
• Goedkeuringsworkflow — Of bestellingen van medewerkers goedgekeurd moeten worden
• Verzendkosten — Regels voor verzendkosten
• Productselectie — Welke producten met welke prijzen zichtbaar zijn

Ja, volledig. Per webshop kunt u instellen:

• Welke producten zichtbaar zijn
• Aangepaste prijzen (afwijkend van catalogusprijs)
• Eigen productafbeeldingen
• Voorkeurskleuren per shop
• Welke productvariaties (kleuren, maten) beschikbaar zijn

Kortingen per leverancier stelt u in voor uw hele dealeraccount.

Hierdoor kunt u voor elke klant een volledig op maat gemaakte webshop aanbieden, zonder meerdere systemen te hoeven beheren.

Het systeem ondersteunt geautomatiseerde productimports vanuit leverancierssystemen, waaronder de PromiData API-koppeling. Hierbij worden automatisch:

• Productgegevens (naam, beschrijving, SKU, EAN) gesynchroniseerd
• Variaties (kleuren, maten, materialen) aangemaakt
• Productafbeeldingen opgehaald en opgeslagen
• Prijsinformatie bijgewerkt

Imports kunnen zowel handmatig worden gestart als ingepland als achtergrondtaak, zodat uw productcatalogus altijd up-to-date blijft.

Ja. Het systeem ondersteunt productmodificaties waarmee u extra diensten kunt aanbieden bovenop het basisproduct:

• Borduurwerk — Naam, logo of tekst laten borduren
• Bedrukking — Logo's en prints toevoegen
• Overige aanpassingen — Op maat configureerbaar per product

Elke modificatie heeft een eigen prijs die automatisch bij de bestelling wordt opgeteld.

Producten kunnen op meerdere niveaus worden toegewezen:

• Per afdeling — Alle medewerkers van een afdeling zien dezelfde producten
• Per functie — Artsen zien andere kleding dan verpleegkundigen
• Per individuele drager — Maatregistratie en voorkeursinstelling per persoon

Dit zorgt ervoor dat elke medewerker alleen de kleding ziet die bij zijn of haar rol past, wat het bestelproces eenvoudig en overzichtelijk houdt.

U stelt per webshop in wie er mag bestellen:

• Medewerkers — Bestellen met punten. Ideaal voor organisaties die kledingkosten per medewerker willen beheersen. U bepaalt de puntwaarde en of een negatief saldo is toegestaan. Komt een medewerker punten tekort, dan kan hij of zij punten bijkopen via Mollie.
• Managers — Bestellen op factuur, ook namens hun medewerkers. Prijzen worden in euro's getoond.

Voor beide kunt u apart instellen of bestellingen eerst goedgekeurd moeten worden.

Verzendkosten worden per webshop ingesteld:

1. Maak een kostenregel aan met naam, SKU en prijs
2. Voeg de kostenregel toe aan de gewenste webshop(s)

U kunt meerdere kosten per webshop instellen (bijv. verzendkosten + administratiekosten). Elke kost wordt apart weergegeven in de winkelwagen en bij het afrekenen.

Ja, volledig. Per webshop kunt u instellen:

• Enkelvoud — bijv. "punt", "credit", "ster"
• Meervoud — bijv. "punten", "credits", "sterren"
• Positie — Of de naam voor of na het aantal komt ("500 punten" vs "punten 500")
• Decimaalteken — Komma of punt als scheidingsteken
• Duizendtallen — Punt of komma als duizendtalscheidingsteken

Zo past het puntensysteem naadloos bij de terminologie van uw klant.

Bij het toevoegen van producten aan een webshop kunt u de prijs op twee manieren aanpassen:

• Kortingspercentage instellen — Het systeem berekent automatisch de webshopprijs: catalogusprijs minus het kortingspercentage
• Vaste webshopprijs instellen — Het systeem berekent automatisch het bijbehorende kortingspercentage

U kunt ook bulk-kortingen toepassen: selecteer meerdere producten en stel in één keer hetzelfde kortingspercentage in. De prijzen worden automatisch herberekend voor alle variaties.

U kunt per webshop apart instellen welke afleveradressen beschikbaar zijn voor managers en medewerkers:

Voor managers:

• Klantadres
• Locatieadres
• Afdelingsadres
• Alle locaties (keuzelijst)
• Alle afdelingen (keuzelijst)

Voor medewerkers:

• Eigen adres van de medewerker
• Klantadres
• Locatieadres
• Afdelingsadres

Zo bepaalt u precies of kleding naar het bedrijfsadres, de vestiging of het thuisadres van de medewerker wordt gestuurd.

Producten kennen drie typen in het systeem:

• Zelfstandig product — Een product zonder variaties (bijv. een accessoire in één uitvoering)
• Configureerbaar product (ouder) — Een hoofdproduct met onderliggende variaties
• Variatie (kind) — Een specifieke combinatie van materiaal, kleur en maat

Bij configureerbare producten erven alle variaties automatisch de korting en prijs van het ouderproduct. U kunt per webshop ook beperken welke kleuren en materialen beschikbaar zijn, en een voorkeurskleur of voorkeursmateriaal instellen dat standaard wordt geselecteerd.

Producten uit de leveranciersdatabase (Database producten) importeert u in uw catalogus. Bij het importeren kiest u wat er gebeurt met producten die al in uw catalogus staan:

• Bestaande producten verwijderen en opnieuw importeren
• Bestaande producten updaten (behoud DGE nrs.)
• Bestaande producten overslaan

Bij het importeren worden overgenomen: prijzen, BTW-klasse, afbeeldingen, merknaam, SKU/EAN-codes, namen en beschrijvingen (meertalig), en alle variaties (kleur, maat, materiaal).

Alle imports worden gelogd in de importhistorie. U kunt de status volgen: Gepland, Gestart, Afgerond of Mislukt.

Er zijn twee manieren om medewerkers toe te voegen:

• Individueel — Voeg dragers één voor één toe via het beheerpaneel met naam, e-mail, afdeling en functie
• Bulk import via Excel — Upload een Excel-bestand met alle medewerkergegevens in één keer. Ideaal bij de eerste opzet of bij grote organisaties

Vink bij het aanmaken of importeren "E-mail inloggegevens?" aan, dan ontvangt elke drager een e-mail met zijn inloggegevens voor de webshop.

Wanneer de goedkeuringsworkflow is ingeschakeld voor een webshop, doorloopt elke bestelling van een medewerker de volgende stappen:

1. Medewerker plaatst een bestelling in de webshop
2. De bestelling krijgt de status "Wacht op goedkeuring"
3. Locatie- en klantmanagers ontvangen een melding, als dat per webshop is ingesteld
4. De manager kan de bestelling goedkeuren of afwijzen
5. Na goedkeuring wordt de bestelling verwerkt

Dit geeft u als manager volledige controle over de kledinguitgaven van uw team, zonder het bestelgemak voor medewerkers te beperken.

Ja. Als manager kunt u in de webshop een specifieke medewerker selecteren en namens hem of haar een bestelling plaatsen. U ziet dan automatisch de producten die voor die medewerker beschikbaar zijn op basis van afdeling en functie.

Dit is handig wanneer een medewerker zelf geen toegang heeft tot een computer, of wanneer u centraal bestellingen wilt coördineren.

In het beheerpaneel kunt u uw volledige organisatiestructuur opbouwen:

• Locaties — Vestigingen of filialen van uw organisatie (bijv. "Hoofdkantoor Amsterdam", "Filiaal Rotterdam")
• Afdelingen — Teams binnen een locatie (bijv. "Chirurgie", "Receptie", "Magazijn")
• Functies — Rollen binnen afdelingen (bijv. "Arts", "Verpleegkundige", "Assistent")

Elke medewerker wordt gekoppeld aan een locatie, afdeling en functie. Op basis hiervan worden automatisch de juiste producten, prijzen en budgetten toegewezen.

Ja. Via het synoniemensysteem kunt u standaard benamingen aanpassen naar de terminologie van uw organisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld "Dragers" hernoemen naar "Medewerkers", "Locaties" naar "Vestigingen" of "Afdelingen" naar "Teams".

Dit maakt het systeem herkenbaar en intuïtief voor al uw gebruikers.

De bulk-import van medewerkers werkt als volgt:

1. Download het Excel-sjabloon ("Sjabloon medewerkers") vanuit de importhistorie
2. Vul het sjabloon in met medewerkergegevens (naam, e-mail, adres, etc.)
3. Klik op "Importeer medewerkers" in het beheerpaneel
4. Kies voor het hele bestand de klant, vestiging, afdeling, functie en de punten per medewerker
5. Upload het bestand (maximaal 500 rijen)

De import wordt op de achtergrond verwerkt. U kunt de voortgang realtime volgen in de importhistorie met automatische verversing. Per import ziet u de status (Gepland, Gestart, Afgerond, Mislukt), het aantal records en eventuele foutmeldingen.

Ja. U kunt punten op meerdere manieren in bulk beheren:

• Per individuele medewerker — Bewerk het puntentegoed in het medewerkerprofiel
• Per selectie — Selecteer meerdere medewerkers, afdelingen of locaties en gebruik de actie "Punten wijzigen"

Bij Punten vult u een aantal in: positief om toe te voegen, negatief om af te trekken. Met Reset punten zet u het saldo eerst op 0. Een omschrijving erbij kan als u wilt; die verschijnt in de puntenhistorie van de medewerker.

Het systeem verstuurt automatisch e-mails bij de volgende gebeurtenissen:

• Nieuwe bestelling — Bevestiging naar de besteller en de dealer. Locatie- en klantmanagers krijgen een melding als dat per webshop is ingesteld (Goedkeuringsmail sturen naar locatie manager(s) / klant manager(s))
• Bestelling bijgewerkt — Notificatie bij statuswijzigingen, als u Stuur e-mail(s) aanvinkt
• Bestelling geannuleerd — Annuleert u een order en vinkt u e-mail aan, dan krijgt de besteller een melding. De punten krijgt de medewerker altijd terug, ook zonder e-mail
• Nieuw account — Inloggegevens, als u bij het aanmaken of importeren "E-mail inloggegevens?" aanvinkt
• Leveranciersbestelling — Orderbevestiging naar leveranciers wanneer bestellijsten worden aangemaakt
• Facturen en offertes — PDF-bijlagen per e-mail naar klanten

De goedkeuringshiërarchie is afhankelijk van de webshopinstellingen:

• Klantmanager — Kan bestellingen goedkeuren voor de gehele klantorganisatie
• Multi-locatiemanager — Kan goedkeuren voor meerdere vestigingen
• Locatiemanager — Kan goedkeuren voor zijn/haar vestiging
• Multi-afdelingsmanager — Kan goedkeuren voor meerdere afdelingen
• Afdelingsmanager — Kan goedkeuren voor zijn/haar afdeling

Per webshop kunt u instellen:

• Of medewerkersbestellingen goedkeuring vereisen
• Of managersbestellingen goedkeuring vereisen (bijv. locatiemanagers moeten goedkeuring krijgen van de klantmanager)
• Of goedkeurings-e-mails naar locatiemanagers en/of klantmanagers worden gestuurd

In het beheerpaneel kunt u per medewerker uitgebreide informatie inzien:

• Bestelhistorie — Alle bestelde artikelen met SKU, productnaam, kleur, maat, aantal, prijs en datum
• Puntenhistorie — Elke puntenmutatie met beschrijving, bedrag, lopend saldo en datum
• Maatregistratie — Opgeslagen maatvoorkeuren per product
• Notificaties — Accountgerelateerde meldingen

De bestelhistorie is doorzoekbaar en filterbaar, zodat u snel specifieke bestellingen kunt terugvinden.

Bestellen gaat eenvoudig in een paar stappen:

1. Log in op uw persoonlijke webshop
2. Blader door de beschikbare producten of gebruik de filters (categorie, kleur, materiaal)
3. Selecteer de gewenste kleur en maat
4. Voeg het product toe aan uw winkelwagen
5. Ga naar de checkout, controleer uw bestelling en kies een afleveradres
6. Betaal met punten of, als manager, op rekening (afhankelijk van uw organisatie)

Na het plaatsen ontvangt u een bevestiging en kunt u de status van uw bestelling volgen.

Het puntensysteem is een kledingbudget in puntvorm. Zo werkt het:

• Uw organisatie kent u een puntentegoed toe (bijv. 500 punten per jaar)
• Elk product heeft een prijs in punten (de verhouding wordt door uw organisatie bepaald)
• Bij het bestellen worden punten van uw saldo afgeschreven
• U kunt uw puntenhistorie en huidig saldo altijd inzien

Afhankelijk van de instellingen van uw organisatie kunt u ook extra punten bijkopen via een online betaling (Mollie).

Afhankelijk van de configuratie van uw webshop zijn de volgende betaalmethoden beschikbaar:

• Punten — Betaal met uw toegekende puntentegoed
• Op factuur — Beschikbaar voor managers, de kosten worden achteraf gefactureerd

Uw organisatie bepaalt welke methoden voor u beschikbaar zijn. Online betalen (Mollie) kan alleen bij het bijkopen van punten.

Ja. Na het inloggen vindt u onder "Mijn bestellingen" een overzicht van al uw bestellingen met de huidige status. U kunt zien of uw bestelling wacht op goedkeuring, in behandeling is of is verzonden.

Dit hangt af van de instellingen van uw organisatie:

• Medewerker met negatieve punten — In sommige gevallen mag u punten "lenen" en een negatief saldo opbouwen. Dit wordt dan later verrekend.
• Extra punten bijkopen — Als uw organisatie dit heeft ingeschakeld, kunt u via de pagina "Punten bijkopen" extra punten bijkopen met een online betaling.
• Geen van beide — Neem contact op met uw manager om uw puntentegoed aan te vullen.

Ga in de webshop naar uw profiel (rechtsboven). Daar kunt u:

• Uw wachtwoord wijzigen
• Afleveradressen beheren (toevoegen, bewerken, verwijderen)
• Uw profielgegevens bekijken

Bent u uw wachtwoord vergeten? Gebruik de "Wachtwoord vergeten" functie op de inlogpagina om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Het systeem onthoudt uw voorkeuren per product. Wanneer u een product opent, ziet u hints onder de keuzemenu's, zoals "Voorkeur maat: L" of "Voorkeur kleur: Wit".

• Als uw voorkeursoptie beschikbaar is, wordt deze automatisch geselecteerd
• Als uw voorkeur niet beschikbaar is voor de gekozen combinatie (bijv. uw voorkeurskleur bestaat niet in het geselecteerde materiaal), kunt u zelf een alternatief kiezen
• Voorkeuren worden ingesteld door uw organisatie of opgebouwd op basis van eerdere bestellingen

Dit maakt herhaaldelijk bestellen sneller: uw favoriete maat, kleur en materiaal zijn al vooringevuld.

De selectie werkt stap voor stap (afhankelijk van het product):

1. Materiaal — Kies eerst een materiaal (als het product meerdere materialen heeft). Bij één materiaal wordt dit automatisch geselecteerd
2. Kleur — Na het kiezen van materiaal worden de beschikbare kleuren getoond. De productafbeelding past zich automatisch aan
3. Maat — Na het kiezen van kleur verschijnen de beschikbare maten. Maten worden logisch gesorteerd: XS, S, M, L, XL, XXL, 3XL etc.

Elk keuzemenu wordt pas actief als de vorige keuze is gemaakt. Zo weet u altijd zeker dat de combinatie beschikbaar is.

Ja. Uw winkelwagen wordt opgeslagen in het systeem en is gekoppeld aan uw account. Dit betekent:

• De winkelwagen blijft bewaard als u uitlogt en later weer inlogt
• Als u uw browser sluit, zijn de producten er nog steeds bij uw volgende sessie
• Als u op een ander apparaat inlogt, ziet u dezelfde winkelwagen

U kunt dus rustig producten verzamelen en later afrekenen.

Ja, op twee niveaus:

• Per product — Bij het toevoegen aan de winkelwagen kunt u een opmerking plaatsen bij "Eventuele bijzonderheden" (bijv. speciale maatvoering of aanpassing). Deze opmerking blijft bewaard en is bewerkbaar in de winkelwagen.
• Per bestelling — Tijdens het afrekenen kunt u een algemene opmerking over de gehele bestelling plaatsen (bijv. gewenste leveringsdatum of bezorginstructies).

Daarnaast kunt u in uw profiel een vaste opmerking instellen die automatisch aan al uw toekomstige bestellingen wordt toegevoegd.

Als uw organisatie het bijkopen van punten heeft ingeschakeld:

1. Klik op het punten-icoontje in de header (het muntstuk)
2. Kies "Punten bijkopen"
3. Vul het gewenste aantal punten in
4. U ziet direct de kosten in euro's (inclusief 21% BTW)
5. Klik op "Betalen" en u wordt doorgestuurd naar de betaalpagina
6. Na succesvolle betaling worden de punten direct aan uw saldo toegevoegd

De betaling verloopt veilig via Mollie. Eén punt kost € 1,21 inclusief btw.

De productdetailpagina toont uitgebreide informatie:

• Productafbeelding — Wisselt automatisch bij een andere kleur- of materiaalkeuze
• Merknaam
• Keuzevelden — Materiaal, kleur en maat (met voorkeursaanduiding)
• Aantal — Instelbaar met minimale bestelhoeveelheid
• Prijs — In punten voor medewerkers, in euro's voor managers
• Productbeschrijving — Uitgebreide informatie over het product
• Specificaties — Merk, materiaal, kleur, beschikbare maten
• Verkoopinformatie — Prijs, besteleenheid, minimale bestelhoeveelheid
• BTW-informatie — Prijs exclusief BTW, BTW-bedrag en -tarief
• Identificatie — SKU-nummer, leveranciers-SKU en EAN-code

Wanneer een bestelling wordt geannuleerd:

• Als u met punten heeft betaald, krijgt u de punten automatisch terug op uw saldo
• Wordt de annulering met e-mail verstuurd, dan ontvangt u een e-mail en wordt uw manager eveneens geïnformeerd
• De bestelling is definitief geannuleerd

Hetzelfde geldt als uw manager de order afkeurt: de punten komen terug op uw saldo.

Ja. Ga naar uw profiel via "Gegevens wijzigen" in het gebruikersmenu. Hier kunt u uw e-mailadres aanpassen. U moet het nieuwe e-mailadres twee keer invoeren ter bevestiging. Het nieuwe adres wordt direct gebruikt voor inloggen en het ontvangen van bestelbevestigingen.

Nee. Als medewerker logt u in op de webshop van uw werkgever. Alleen dealers zien rechtsboven een keuzelijst om tussen de webshops van hun klanten te wisselen.

Tijdens de checkout kunt u kiezen uit:

• Bestaande adressen — Selecteer een opgeslagen adres (uw eigen adres, bedrijfsadres of locatieadres, afhankelijk van de instellingen)
• Nieuw adres — Klik op "Op nieuw adres" om eenmalig een ander afleveradres in te voeren met naam, straat, postcode, stad en land

Welke adressen beschikbaar zijn, wordt door uw organisatie bepaald. Sommige organisaties staan alleen levering op het bedrijfsadres toe, terwijl andere ook thuisbezorging mogelijk maken.

Ja. Na het plaatsen van uw bestelling:

• U ziet direct een bevestigingspagina met uw bestelnummer, alle bestelde producten, prijzen en eventuele opmerkingen
• U ontvangt een bevestigings-e-mail op uw geregistreerde e-mailadres met dezelfde informatie
• De bevestiging toont ook de betalingsstatus ("Betaling voltooid" of "Nog niet betaald")
• Contactgegevens van de klantenservice worden weergegeven voor eventuele vragen

Bestellingen doorlopen een gestructureerd proces:

1. Bestelling binnenkomst — Orders worden automatisch gesplitst per leverancier
2. Pickorder aanmaken — Maak verzamelorders aan voor het magazijn
3. Verwerking — Volg de status van verwerking tot verzending
4. Facturatie — Genereer automatisch facturen vanuit afgeronde pickorders

Het systeem houdt een complete orderhistorie bij met opmerkingen, statuswijzigingen en koppelingen naar facturen.

Het facturatiesysteem biedt:

• Automatische factuurgeneratie vanuit afgeronde pickorders
• PDF-facturen met uw eigen logo en bedrijfsgegevens
• BTW-afhandeling — Automatische berekening van hoog, laag en nultarief
• BTW verlegd voor klanten met een btw-nummer
• Factuurnummering — Automatisch oplopend factuurnummer
• E-mail verzending — Facturen direct per e-mail versturen

Ja. Het offertesysteem stelt u in staat om professionele offertes te genereren als PDF, compleet met uw bedrijfsbranding. Deze kunt u direct per e-mail naar klanten versturen vanuit het systeem.

Het systeem biedt koppelingen met populaire boekhoudsoftware:

• Exact Online — Exporteer orders als XML voor uw Exact Online administratie
• PromotionalOffice — Exporteer orders naar PromotionalOffice
• Wex — Orderexport naar Wex voor verdere verwerking
• DGE Sync — Synchronisatie met DGE ERP-systemen

Alle exports worden bijgehouden in een exporthistorie, zodat u altijd kunt terugzien wat er is verstuurd.

Een bestelling doorloopt de volgende statussen:

1. Nog niet betaald — Bestelling aangemaakt, betaling nog niet afgerond
2. Betaling voltooid — Betaald met punten of op rekening
3. Ontvangen — Door de dealer ontvangen, wacht op verwerking
4. In behandeling — Bestelling wordt klaargezet
5. Verzonden — Bestelling is onderweg
6. Gearchiveerd — Bestelling is afgerond
7. Geannuleerd — Bestelling is geannuleerd (definitief)

Daarnaast hebben bestellingen een goedkeuringsstatus: Automatisch, Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd of Afgekeurd.

Een pickorder (pakbon) is een document voor het magazijn dat aangeeft welke producten verzameld en verpakt moeten worden:

1. Selecteer één of meerdere bestellingen in het ordersoverzicht
2. Kies "Pakbonnen aanmaken"
3. Het systeem groepeert items per klant en controleert de voorraad
4. Pickorders worden aangemaakt met aflever- en factuuradres, alle artikelen inclusief modificaties (borduurwerk, bedrukking)

Pickorders kunnen als PDF worden gedownload en bevatten alle informatie die het magazijn nodig heeft: productnaam, kleur, maat, materiaal, aantal, opmerkingen en eventuele aanpassingen.

Ja. In het beheerpaneel kunt u handmatig bestellingen aanmaken met de volgende opties:

• Algemeen — Klant, besteller, status, ordertype (bestelling of offerte), opmerkingen
• Adressen — Aflever- en factuuradres
• Artikelen — Producten toevoegen met hoeveelheden, prijzen en modificaties
• Kosten — Verzend- en administratiekosten toevoegen

Het systeem berekent automatisch de BTW op basis van de productklassen en klant-BTW-instellingen. U kunt ook kiezen of het een bestelling of een offerte betreft.

Wanneer u een bestellijst aanmaakt vanuit geselecteerde orders:

1. Het systeem groepeert alle bestelde producten automatisch per leverancier
2. Voor elke leverancier wordt een aparte leveranciersbestelling aangemaakt
3. De oorspronkelijke bestellingen worden vergrendeld om dubbele verwerking te voorkomen
4. Leveranciers ontvangen een e-mail met hun orderoverzicht

Zo hoeft u niet handmatig uit te zoeken welke producten bij welke leverancier besteld moeten worden.

Selecteer meerdere bestellingen en kies uit de volgende acties:

• Pakbonnen aanmaken — Genereer pickorders voor het magazijn
• Bestellijst aanmaken — Maak leveranciersbestellingen aan, gesplitst per leverancier
• Status wijzigen — Verander de orderstatus van meerdere bestellingen tegelijk
• Goedkeuren/Afwijzen — Bestellingen in bulk goed- of afkeuren
• Exporteren — Exporteer naar Exact Online, Wex of andere systemen

Het systeem houdt per bestelling bij of deze al is geëxporteerd om dubbele exports te voorkomen. U kunt ervoor kiezen om reeds geëxporteerde bestellingen al dan niet opnieuw mee te nemen.

Bij elke factuur kunt u op het e-mail icoontje klikken om deze te versturen:

1. Het systeem toont een vooringevuld e-mailbericht met placeholders (%naam%, %adres%, etc.)
2. Het e-mailadres wordt automatisch ingevuld (factuur-e-mail van de klant of e-mail van de besteller)
3. U kunt het bericht en de ontvanger aanpassen voordat u verzendt
4. De factuur wordt als PDF-bijlage meegestuurd

Hetzelfde geldt voor het versturen van offertes per e-mail.

Puntentoekenning wordt beheerd via het admin-paneel. U kunt:

• Per medewerker een puntentegoed instellen
• De puntenhistorie inzien met alle mutaties (toekenningen, bestedingen, correcties)
• Instellen of medewerkers een negatief saldo mogen opbouwen

Het puntensysteem geeft u volledige controle over het kledingbudget per medewerker, zonder dat u elke bestelling handmatig hoeft goed te keuren.

Is er voor de webshop een Mollie-koppeling ingesteld, dan kunnen medewerkers via de pagina "Punten bijkopen" extra punten bijkopen. De betaling verloopt veilig via Mollie; welke betaalmethoden er zijn, hangt af van het Mollie-account. De gekochte punten worden direct aan het saldo toegevoegd.

Zonder Mollie-koppeling is punten bijkopen niet beschikbaar in die webshop.

Eén punt is één euro exclusief btw. Een product van € 74,37 kost dus 74,37 punten.

• Met Afronden subtotaal wordt het subtotaal afgerond op hele punten als volledig met punten wordt betaald: 1,49 wordt 1 punt, 1,50 wordt 2 punten
• Met Minimale punten wordt een order onder 1 punt opgehoogd tot 1 punt
• Punten bijkopen kost € 1,21 per punt, inclusief 21% btw

Dit wordt per webshop ingesteld onder Betaling via de optie "Medewerker met negatieve punten":

• Uitgeschakeld (standaard) — Medewerkers kunnen niet bestellen als ze onvoldoende punten hebben. Bij het afrekenen krijgen ze een melding hoeveel punten ze tekortkomen, met een link om punten bij te kopen
• Ingeschakeld — Medewerkers mogen bestellingen plaatsen die hun saldo overschrijden. Het saldo wordt negatief en kan later worden aangevuld

Dit is handig voor organisaties die flexibiliteit willen bieden, bijvoorbeeld wanneer punten periodiek worden aangevuld.

TexoKMS integreert met diverse systemen:

• PromiData — Automatische productimport vanuit leverancierscatalogi
• Mollie — Online betalen bij het bijkopen van punten
• Exact Online — Orderexport als XML voor uw boekhouding
• PromotionalOffice — Orderexport
• Wex — Orderverwerking en -export
• DGE — ERP-systeem synchronisatie
• S3-compatibele cloudopslag — Opslag voor productafbeeldingen
• Mailgun — Betrouwbare e-mailbezorging voor notificaties en documenten

Beveiliging heeft de hoogste prioriteit. Het systeem bevat:

• Rolgebaseerde toegangscontrole — Gebruikers zien alleen wat relevant is voor hun rol
• API-tokenverificatie — Beveiligde communicatie tussen systemen
• Rate limiting — Bescherming tegen ongewenste aanvallen op inlogpagina's
• Gescheiden databases — Productdata wordt apart van klantdata opgeslagen
• Versleutelde sessies — Veilige sessieafhandeling via Redis
• Foutmonitoring — Real-time foutdetectie via Sentry met directe meldingen

Productafbeeldingen worden opgeslagen in S3-compatibele cloudopslag. Dit garandeert:

• Hoge beschikbaarheid en snelle laadtijden
• Automatische back-ups
• Schaalbare opslag zonder beperkingen
• Ondersteuning voor aangepaste afbeeldingen per webshop

Ja. Het systeem maakt gebruik van een geavanceerd wachtrijsysteem (Laravel Horizon) voor achtergrondverwerking:

• Productimports — Worden automatisch op de achtergrond verwerkt zonder het systeem te vertragen
• E-mailnotificaties — Worden asynchroon verstuurd voor optimale systeemprestaties
• Geplande taken — Cronjobs voor periodieke synchronisaties en rapportages
• Monitoring — Alle achtergrondprocessen worden gemonitord met statusmeldingen bij fouten

Mollie is de betaalserviceprovider (PSP) die wordt gebruikt voor het bijkopen van punten. Bestellingen zelf betaalt u met punten of op rekening:

• Betaalmethoden — De methoden die in het Mollie-account zijn ingeschakeld
• Werking — Bij het bijkopen van punten wordt de medewerker doorgestuurd naar de beveiligde Mollie-betaalopagina
• Webhook — Na betaling ontvangt het systeem automatisch een statusmelding (betaald, geannuleerd, verlopen, mislukt)
• Dubbele betalingen — Het systeem controleert de betalingsstatus om dubbele verwerking te voorkomen

Elke webshop heeft een eigen Mollie API-sleutel. Punten bijkopen is alleen beschikbaar als de API-sleutel is geconfigureerd.

PromiData is de primaire leverancierskoppeling voor productdata:

• Formaat — JSON-feeds die dagelijks automatisch worden geïmporteerd
• Gesynchroniseerde data — SKU, EAN, merknaam, prijzen, BTW-codes, beschrijvingen, afbeeldingen, maten, kleuren en materialen
• Meertalig — Productinformatie wordt per taal opgehaald en opgeslagen
• Variaties — Ouder-kind relaties worden automatisch herkend en aangemaakt
• Planning — Imports worden dagelijks automatisch uitgevoerd en gelogd

Na import naar de leveranciersdatabase kunt u producten selectief overnemen in uw eigen catalogus.

Ja. Het systeem voert automatisch de volgende back-up taken uit:

• Dagelijkse back-up — Elke dag om 07:20 uur wordt een volledige back-up gemaakt
• Wekelijkse opruiming — Oude back-ups worden wekelijks automatisch opgeruimd
• Back-up monitoring — Wekelijks wordt gecontroleerd of de back-ups succesvol zijn uitgevoerd

Productafbeeldingen worden apart opgeslagen in S3-compatibele cloudopslag.

Ja. De webshop is volledig responsive en werkt op alle apparaten:

• Desktop — Chrome, Firefox, Safari, Edge
• Tablet — iPad, Android-tablets
• Mobiel — iPhone (Safari), Android (Chrome)

Op mobiele apparaten past de interface zich automatisch aan met een hamburgermenu voor navigatie en geoptimaliseerde product- en checkoutpagina's.

Het systeem kent de volgende rollen, elk met eigen rechten:

• Dealer manager — Volledige toegang tot klanten, producten, bestellingen, facturatie en alle configuraties
• Klantmanager — Beheert locaties, afdelingen, functies en medewerkers binnen de eigen klantorganisatie. Kan bestellingen goedkeuren
• Multi-locatiemanager — Beheert meerdere vestigingen en hun afdelingen
• Locatiemanager — Beheert één vestiging met alle onderliggende afdelingen en medewerkers
• Multi-afdelingsmanager — Beheert meerdere afdelingen
• Afdelingsmanager — Beheert één afdeling en de medewerkers daarin
• Drager/Medewerker — Kan inloggen in de webshop om kleding te bestellen

Elke rol ziet alleen de gegevens die relevant zijn voor zijn of haar niveau. Een afdelingsmanager ziet bijvoorbeeld alleen de medewerkers en bestellingen van zijn eigen afdeling.

Als klantmanager heeft u toegang tot:

• Organisatiebeheer — Locaties, afdelingen, functies en medewerkers aanmaken en beheren
• Rollenbeheer — Andere managers aanstellen en rollen toewijzen
• Bestellingen goedkeuren — Bestellingen van medewerkers goed- of afkeuren
• Inzicht — Bestellingen, kosten en BTW-informatie bekijken
• Webshop inzien — De webshop bekijken (maar niet wijzigen)
• Importhistorie — Status van medewerkerimports bekijken

Als klantmanager kunt u ook bestellen namens medewerkers in de webshop, door een medewerker te selecteren in het filtermenu.

Locatiemanager:

• Afdelingen binnen uw locatie beheren
• Functies en medewerkers beheren
• Bestellingen voor uw locatie goedkeuren
• Bestellingen en kosten inzien

Afdelingsmanager:

• Functies en medewerkers binnen uw afdeling beheren
• Bestellingen voor uw afdeling goedkeuren
• Bestellingen inzien

Beide rollen kunnen bestellen namens medewerkers in de webshop en zijn beperkt tot hun eigen organisatieniveau.

De webshop toont alleen de bestelhistorie van medewerkers (dragers). Als manager vindt u uw eigen bestelhistorie en die van uw team in het beheerpaneel (admin-omgeving).

In de webshop wordt een melding getoond die u verwijst naar het beheerpaneel voor uw volledige managerbestelhistorie.

Elk product heeft een BTW-klasse die bepaalt welk tarief wordt toegepast:

• Hoog tarief (standaard 21%) — Voor de meeste kledingproducten
• Laag tarief (standaard 9%) — Voor producten die onder het verlaagde tarief vallen
• Nultarief (0%) — Voor vrijgestelde producten

De BTW wordt per orderregel berekend en vervolgens opgeteld tot het totale BTW-bedrag van de bestelling. Alle prijzen worden exclusief BTW weergegeven, met de BTW apart vermeld.

BTW verlegd (reverse charge) wordt automatisch toegepast voor klanten met een btw-nummer:

• Wanneer een klant een btw-nummer heeft (langer dan 5 tekens), ook bij Nederlandse klanten
• Bij verlegging worden alle BTW-tarieven op 0% gezet
• Op facturen wordt vermeld dat de BTW is verlegd naar de afnemer

Dit is volledig geautomatiseerd. U hoeft alleen het BTW-nummer van de klant correct in te voeren bij het aanmaken van de klant.

Prijzen worden standaard exclusief BTW getoond. Op de productdetailpagina ziet u apart:

• De prijs exclusief BTW
• Het BTW-bedrag
• Het BTW-tarief (percentage)

Bij het afrekenen worden producttotalen, kosten (verzending) en het eindtotaal duidelijk uitgesplitst. Bij het bijkopen van punten wordt de prijs inclusief 21% BTW getoond.

Een modificatie bestaat uit drie componenten die u combineert:

• Soort — Het type aanpassing (bijv. borduurwerk, bedrukking, transfer)
• Formaat — De afmetingen van de aanpassing
• Kleur — De kleuropties voor de aanpassing

Bij het aanmaken stelt u in:

• Naam — Herkenbare naam voor de modificatie
• Inkoopprijs — Uw kostprijs
• Verkoopprijs — De prijs die bij de klant in rekening wordt gebracht
• Voorraad — Beschikbare hoeveelheid

Bij het aanmaken of bewerken van een bestelling kunt u per product modificaties toevoegen:

1. Selecteer het product in de bestelling
2. Kies een modificatie uit de lijst
3. Geef de plaatsing aan (bijv. "linkerborstzak", "rug", "mouwband")
4. Geef het aantal op

De modificatieprijs wordt automatisch vermenigvuldigd met het aantal en bij de bestelling opgeteld. Modificaties worden meegenomen op pickorders en facturen als aparte regelposten.

Ja. Modificaties worden automatisch meegenomen in het hele documenttraject:

• Bestelling — Opgeslagen als order-item-modificaties
• Pickorder (pakbon) — Gekopieerd naar pickorder-modificaties, inclusief plaatsingsinformatie voor het magazijn
• Factuur — Gekopieerd naar factuur-modificaties als aparte regelpost met eigen prijs en BTW

Op elk document worden de naam, soort, formaat, kleur, prijs en plaatsing van de modificatie vermeld.

TexoKMS onderscheidt zich door:

• Multi-tenant architectuur — Beheer al uw klanten vanuit één platform, elk met een eigen gebrande webshop
• Diepgaande organisatiestructuur — Niet alleen "klant → medewerker", maar locatie, afdeling, functie en individueel niveau
• Flexibel puntensysteem — Compleet budgetbeheer zonder complex financieel administratiewerk
• Productmodificaties — Borduurwerk, bedrukking en andere aanpassingen direct in het bestelproces
• Uitgebreide integraties — Naadloze koppelingen met leveranciers, betaalproviders en boekhoudsystemen

Met TexoKMS biedt u uw klanten:

• Een eigen branded webshop — Professioneel en herkenbaar voor de eindgebruiker
• Zelfservice voor medewerkers — Minder telefonisch contact en e-mail, minder fouten in bestellingen
• Budgetcontrole — Klanten houden grip op uitgaven dankzij het puntensysteem
• Automatische productcatalogus — Altijd actuele producten door leverancierskoppelingen
• Professionele documenten — Offertes en facturen met klantbranding

Het resultaat: tevreden klanten die sneller bestellen, minder fouten maken en precies krijgen wat ze nodig hebben.

TexoKMS is geschikt voor elke sector waar bedrijfskleding of werkkleding wordt ingezet:

• Gezondheidszorg — Ziekenhuizen, klinieken, tandartspraktijken
• Horeca & hospitality — Hotels, restaurants, cateringbedrijven
• Industrie & bouw — Werkkleding en veiligheidskleding
• Retail — Winkelketens met uniforme kleding
• Zakelijke dienstverlening — Kantoorkleding en representatieve kleding
• Overheid & onderwijs — Uniformen en dienstkleding

De flexibele organisatiestructuur past zich aan elke organisatievorm aan.